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维护公司声誉
人力资源合规：2025年实用指南
大多数人将人力资源合规与需要打勾的繁琐行政工作和枯燥的强制性培训联系在一起。然而，不合规可能会以法律责任、罚款、歧视、骚扰或报复等形式影响组织及其员工。
确保人力资源合规对保持企业合法和员工安全至关重要。在本文中，我们将探讨您在人力资源合规方面需要了解的一切。
什么是人力资源合规？
人力资源合规有两个关键方面。首先，它涉及创建和维护政策、流程和程序，使工作环境和雇佣实践与最新的适用法律和法规保持一致。其次，人力资源合规是指人力资源团队积极确保组织及其员工遵守政策、流程和程序，并在必要时介入执行。
人力资源合规的目标也是双重的：最大限度地降低监管和法律风险，同时创造一个公正、公平的工作环境。不合规可能导致罚款、处罚甚至诉讼，从而损害组织的利益。人力资源部门需要优先考虑人力资源合规问题，以保护其组织。
人力资源合规有多种类型，包括：
法定合规： 人力资源的法定合规是指执行和遵守与就业和工作场所有关的政府立法。例如，法律要求贵公司遵守有关最低工资、工作年龄要求和反歧视的法律。
法规遵从： 监管合规偶尔会与法定合规重叠，但两者的区别在于贵公司必须遵守特定监管机构的规则。一般来说，这些监管机构可分为三类：
独立的监管委员会，如联邦贸易委员会（FTC）
执行机构，如美国环境保护局（EPA）
政府公司，如美国疾病控制与预防中心（CDC）。
遵守合同： 这是指遵守贵公司受其约束的法规和条款。例如，贵公司与合作机构或与员工签订的合同。
工会法合规： 在这种情况下，贵组织需要了解并遵守这些工会制定的规则。
虽然人力资源合规的主要责任在于人力资源部门，但它应该是组织内部的一项集体努力和共同责任。
人力资源合规问题范例
每个组织，无论规模大小，都必须遵守劳动法和各种法规。否则，如前所述，公司将面临法律问题、罚款和负面宣传的风险。
在本节中，我们将探讨组织可能面临的几个人力资源合规挑战。
工资与工时法
美国有多部法律保护员工在工资和工时方面的权利。这些法律涉及联邦、州和地方各级。这些法律还规定了每天工作多少小时、加班费和周末工资。
例如，美国联邦最低工资为每小时 7.25 美元，但俄勒冈州的最低工资为每小时 14.70 美元。同时，哥伦比亚特区的最低工资为每小时 17.50 美元，是全国最高的。特别是如果您的企业在多个城市和州运营，或者您有远程员工，您必须了解并遵守这些法律。
违规示例： 俄勒冈州的一家公司向员工支付每小时 7.25 美元的联邦最低工资，而不是每小时 14.70 美元的州最低工资。这种差异意味着该公司没有达到州政府的要求，有可能因少付工资而受到处罚。
家庭和医疗休假法（FMLA）
简而言之，FMLA 赋予员工在特定家庭或医疗情况下休无薪假的权利。例如，孩子出生，照顾患有严重疾病的父母、子女或配偶，或者员工生病无法继续工作。该规定适用于所有拥有 50 名以上员工的雇主，涵盖56% 的美国员工。
违规示例： 一家拥有 75 名员工的企业拒绝为一名符合条件的员工提供无薪假期以照顾重病的父母，声称该员工的缺席会扰乱工作流程。这种拒绝违反了 FMLA 的要求，因为法律规定在符合条件的情况下必须提供此类假期。
工作场所安全
工作场所安全属于职业安全与健康管理局（OSHA）的监管范围。根据贵组织所从事的工作和行业，您需要遵循不同的行业标准。
例如，建筑工人经常暴露在危险的环境中，可能会被重型建筑设备、无人看守的机器撞到，或接触到硅尘和石棉。相比之下，医疗保健工作者则面临着完全不同的危险，如接触病毒和细菌、可能的化学和药物中毒、放射性物质和 X 射线危险。
您可以浏览北美行业分类系统 (NAICS)，了解有关贵公司特定工作场所安全要求的更多信息。
违规示例： 一家建筑公司没有为在有重型机械和空气中硅尘的区域作业的工人提供防护帽、防护镜或呼吸面罩。缺乏防护设备违反了 OSHA 建筑标准，使员工面临潜在的伤害和健康风险。
工会法
如前所述，企业在与工会成员合作时必须了解工会法。空姐协会（AFA-CWA）就是一个强大工会的例子。
该组织通过组织、谈判和政治行动帮助其成员获得 “公平的报酬、工作保障、资历保护和更好的生活质量，同时为乘客和机组人员提供安全、健康和可靠的机舱服务”。
航空公司必须遵守工会关于工作时间、薪酬和安全等方面的规定。
不遵守规定的例子： 某航空公司在未与工会协商或未按照工会协商的薪酬标准进行补偿的情况下，为空乘人员分配额外的班次。这种做法绕过了工会关于工作时间和加班工资的既定准则，违反了工会协议和劳动法。
移民法
企业和高等教育机构在聘用员工或接收留学生时都必须遵守移民法规。
移民和国籍法》（INA）涉及美国移民政策，允许美国每年提供一定数量的各类永久签证。
国土安全部（DHS）是负责执行美国移民法的主要机构，但也有许多其他机构为其提供支持。
违规案例： 一家科技公司从国外聘用了一名员工，但没有按照《移民和国籍法》（INA）的要求，通过 I-9 表核实其工作许可。由于未能确认合法工作身份，该公司违反了联邦移民法规，有可能受到处罚，包括罚款或国土安全部的法律诉讼。
I-9 表格
联邦法律要求美国的所有雇主核实其雇用的每一位在美国工作的员工的身份和就业资格。该过程由美国公民及移民服务局（USCIS）管理，要求雇主和员工填写 I-9 表格。
违规示例： 一家餐馆雇用了几名新员工，但未能在他们入职头三天内填写 I-9 表。由于忽视了这一核实程序，该餐馆没有达到联邦要求，有可能因未能核实员工的工作资格而受到美国移民局的处罚和审计。
反歧视法
各组织还需要考虑反歧视法，例如
美国残疾人法（ADA）
就业年龄歧视法（ADEA），以及
民权法案第七章保护员工和求职者免受基于种族、宗教、肤色、性别和国籍的歧视。
例如，根据《美国残疾人就业法》，雇主必须为残疾员工提供“合理便利”，使他们能够享受与非残疾员工相同的就业机会。合理便利主要有三类，包括
工作申请程序的调整
调整工作环境或工作方式
允许残疾员工享受同等员工福利的调整。
违规实例： 一家零售公司拒绝为一名行动不便的员工调整工作时间，尽管该员工要求灵活的上班时间以适应交通方面的挑战。这种未能根据《反歧视法》提供合理便利的行为不仅违反了反歧视法，还使该公司因不支持残疾员工平等就业而面临法律诉讼的风险。
薪酬透明度法律
薪酬透明是近几年的热门话题，对全球组织的重要性与日俱增。在美国，目前还没有联邦薪酬透明法，但薪酬透明法在一些州已经越来越普遍。
根据所在州的不同，雇主需要遵守当地法律，例如
在招聘广告中公布薪资范围
应员工要求向其公布薪资范围
在招聘过程中的特定时刻向应聘者公布薪资范围。
违规实例： 尽管科罗拉多州的法律要求雇主在招聘广告中披露薪资范围，但科罗拉多州的一家科技公司在发布职位空缺时却没有包括薪资范围。由于省略了这一信息，该公司不符合州政府的规定，有可能受到处罚，并有可能失去重视薪酬透明度的求职者的信任。
员工分类
为了在当前的人才市场上发挥作用，许多公司将其角色开放给不同的员工，如远程或混合员工、兼职员工和独立承包商。贵公司需要了解哪些员工有资格享受哪些福利，他们的工资应根据工作时间和地点确定，以符合员工分类规则。
如果您在多个地点雇佣员工，您必须检查哪些州和当地的雇佣法律适用。
违规示例： 一家营销机构以独立承包商的身份雇佣了一名平面设计师，但要求他们在办公室固定工作时间，并在密切监督下分配任务，类似于全职员工。在没有正式重新分类的情况下，将承包商视为员工，该机构有可能因分类不当而被罚款和处罚，因为这种设置可能会使工人在法律上被视为有权享受福利和保护的员工。
数据安全
这类合规性是指公司和政府机构如何保护数据的机密性和安全性，防止安全漏洞。一般来说，这与消费者数据有关，但也包括员工数据和财务记录。
其中一个例子是《加州消费者隐私法》（CCPA），该法专门适用于年总收入在 2500 万美元或以上的公司。根据该法，加州居民有合法权利了解公司保存了哪些关于他们的数据，以及与第三方共享了哪些信息。
违规案例： 一家大公司的人力资源部门将员工的个人信息（包括社会安全号和家庭住址）存储在没有加密的不安全服务器上。一旦发生漏洞，员工的敏感数据就会暴露。这种不保护员工信息的行为违反了数据安全标准，使公司面临罚款风险，并损害了员工的信任。
人力资源合规为何重要？
人力资源合规至关重要的原因有很多，包括
避免罚款和法律问题： 企业随时都可能受到外部审计。这种合规性审计旨在评估公司在多大程度上遵守了不同的适用法律和法规。组织的合规程度越高，法律纠纷就越少，节省的资金也就越多。
促进公平与平等：人力资源合规有助于确保所有员工都能依法受到公平、一致的对待。这可以在工作场所培养信任，提高士气。通过遵守反歧视、工资和薪资透明度法律，您可以创造一个公平的竞争环境，保护员工免受偏见和不公平待遇。
维护公司声誉 ： 媒体上经常出现违规案例。想想员工的错误分类或工作场所缺乏安全。这些都会损害你作为雇主、公司和品牌的声誉，损害你的招聘和留用工作。
如何确保人力资源合规？
有两个关键要素可以帮助企业确保人力资源合规性：知道如何进行人力资源合规性审计（并定期进行审计），以及遵循人力资源合规性最佳实践。让我们来了解一下这些程序。
如何进行人力资源合规性审计
人力资源合规性审计是一种结构化的方法，用于审查和验证贵组织的人力资源实践是否符合法律标准。进行审计有助于识别潜在风险、弥补合规方面的漏洞并加强人力资源的整体运作。以下是开展全面人力资源合规性审计的分步指南：
确定审计范围： 首先确定需要审计的人力资源合规性领域。这可能包括工资与工时法、员工分类、工作场所安全、福利或平等雇佣实践。根据贵组织的规模、行业和员工调查数据，某些领域可能比其他领域更为重要。
确定相关的合规义务 ： 了解适用于您企业的所有联邦、州和地方法律。例如，如果您是一家拥有 15 名员工的小型零售公司，那么根据 OSHA 的规定，您属于低危害行业。这意味着您无需提交完整的年度伤病报告，而只需报告具体事故。
评估当前的人力资源政策和流程 ： 评估现有政策，确定它们是否符合贵组织最新的合规义务。这包括审查休假政策、加班规定、薪资流程、工作场所安全标准和薪资透明度法律等几个方面。
记录合规问题： 创建一份报告，概述审核过程中发现的合规差距或问题。包括需要改进的领域、可能需要修改的政策以及任何违规风险的详细信息。
制定行动计划： 根据发现的问题，制定详细的行动计划，以解决合规方面的差距。为每项任务分配责任，并设定进行必要纠正的到期日。这可能包括更新政策、开展额外培训或实施新系统。
跟进和监督 ： 一旦做出改变，就应定期监控人力资源实践，以确保持续合规。安排定期审计，每年或每半年一次，以防止出现新问题。
人力资源合规最佳实践
建立合规的工作场所就是要将法律法规融入日常实践。采用人力资源合规最佳实践有助于保护组织免受法律风险，并营造公平透明的工作环境。以下是一些关键策略，可使贵组织在人力资源合规方面保持正确的方向：
1. 保持政策应用的一致性
一旦您制定了人力资源政策，请确保这些政策的应用始终如一。这对于纪律处分、FMLA 准入或调查工作场所问题尤为重要。
您可以通过以书面形式概述流程步骤、保存适当的文档资料以及向管理人员介绍这些流程的工作方式来实现一致性。
2. 让人力资源合规成为共同责任
如前所述，人力资源合规不应仅仅是人力资源部门的责任。相反，这应该是一项集体工作，所有利益相关者都应发挥自己的作用，创建并维护一个合规的工作场所。这意味着
领导层积极认可公司的合规标准，并以身作则。
人力资源部门对公司的合规性负有主要责任。他们要确保组织的政策、程序和流程是最新的、适用的，并就这些政策、程序和流程进行沟通。
管理人员是理论与实践之间的桥梁，因为他们参与公司的日常活动。管理者往往也是最先解决合规问题的人。
员工在帮助组织实现并保持合规性方面发挥着关键作用。他们会比其他人更早发现潜在的安全隐患、歧视行为或公司薪酬政策缺乏透明度等问题。因此，员工是实现人力资源合规的最大盟友。
下面我们将详细讨论如何让所有利益相关者切实参与进来。
3. 紧跟法律变化
及时了解适用于贵公司的当地法律法规的变化以及生效的新法规。修改通常发生在年初或年中，如七月初。
订阅相关时事通讯（如HR Dive 的合规时事通讯）和关注Corporate Compliance Insights 的人力资源版块，是开始了解并保持信息灵通的绝佳途径。
4. 使用人力资源技术
首先，检查你的人力资源技术是否合规。它是否能安全地存储从个人数据到薪资详情等敏感的员工信息？这包括加密、安全访问控制和定期数据审计，以防止外泄。
如今，许多人力资源工具都集成了合规模块，使确保合规变得更加容易。这类平台包括BerniePortal Compliance和Namely。
5. 制定人力资源合规清单
使用人力资源合规清单有助于确保您不会遗忘任何事情，并及时完成必要的操作。您可以针对不同的人力资源流程和不同的地理位置创建多个核对表。
人力资源合规核对表的具体项目和格式因组织而异，但以下是常见的核对表类别：
招聘、面试和录用
入职程序和公司政策
员工分类
薪酬和福利
安全和工人赔偿
DEIB
数据隐私和信息安全
解雇和离职
工会和集体谈判协议
6. 对管理人员进行合规培训
对组织的管理人员进行合规培训是实现人力资源合规责任共担的重要一步。如前所述，管理人员在确保人力资源合规方面发挥着关键作用，尤其是在绩效考核、员工争议和纪律处分方面。
为他们提供有关反歧视法、反骚扰政策和多元化实践的定期培训，以及有关法律法规变化的最新信息，以帮助他们降低风险。
7. 为员工开展人力资源合规培训
如果你想让员工成为你实现人力资源合规的最亲密盟友，第一步就是为他们提供相关培训。
让员工了解关键的合规问题，如工作场所安全、骚扰、歧视和工资法。定期提供合规主题培训，尤其是针对新员工和新经理的培训，有助于维持一支知情的员工队伍。
以下是一些让人力资源合规培训引人入胜且行之有效的技巧：
使用真实场景 ： 不要只关注规章制度，而要呈现员工在工作中可能遇到的真实场景。讨论他们如何处理涉及工作场所安全、骚扰或工资纠纷的情况。这将使培训具有相关性和适用性。
加入互动元素： 包括测验、投票或互动案例研究，以分解信息并让员工参与其中。例如，可以先进行快速测验，测试常见的错误观念，或使用民意调查了解员工在某些情况下的反应。
选择正确的培训形式： 带有视频的微型学习模块（每个模块 5-10 分钟）可使内容易于消化，并可长期使用，从而帮助员工更好地保留信息。角色扮演练习可让员工在安全的环境中练习应对措施，并建立处理类似情况的信心。
使培训与员工的角色相关： 针对特定角色或部门量身定制部分培训内容。例如，管理人员可能需要更深入的歧视法和工资政策培训，而一线员工则可以更多地关注工作场所安全和骚扰政策。
适当使用幽默 融入一些幽默来缓和气氛，但要注意主题并保持专业性。一些轻松愉快的例子或轶事可以让人感觉合规不再那么可怕。
8. 创建人力资源合规日历
就像检查清单一样，人力资源合规日历有助于确保您不会忘记任何重要日期，并积极主动地完成必要的任务和行动。
以我们前面提到的 I-9 表格为例。作为雇主，您必须在员工带薪工作的第一天起的三个工作日内完成并签署表格中的特定部分。如果未能及时完成，可能会被处以巨额罚款。在人力资源合规日历中标注 I-9 表格的截止日期（最好与招聘或入职清单联系起来）有助于避免这种情况的发生。
人力资源合规指标
为了跟踪您的合规工作并确定潜在的改进领域，您可能需要选择一些人力资源合规指标，例如
员工分类准确性 ： 该指标衡量的是被正确归类为豁免、非豁免或独立承包商的员工比例。不正确的分类可能导致法律问题和罚款。
解决合规问题的时间 ： 该指标跟踪识别和解决合规相关问题（如工资纠纷、骚扰索赔或政策违规）所需的时间。解决时间越短，表明合规管理越完善。
培训完成率 ： 该指标监测完成强制性合规培训（如反歧视、预防骚扰或工作场所安全）的员工比例。培训完成率越高，表明员工越了解情况，合规性越强。
违反政策事件 ： 该指标跟踪与合规性相关的公司政策（如 FMLA、反歧视、OSHA）被违反的报告事件数量。它有助于确定需要进一步培训或强化政策的领域。
人力资源合规不仅仅是一个行政问题。它是领导层、人力资源部门、管理人员和员工的共同努力，为每个人创造一个透明、公平和安全的工作场所。
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